I. Obligació d'expedició de factura
II. Excepcions a l'obligació d'expeditar factura
III. Possibilitat d'expedir documents substitutius: el tiquet
IV. Contingut de les factures
V. Contingut dels tiquets
VI. Altres aspectes en relació amb l'emissió de factures
VII. Expedició de factura pel destinatari o per un tercer
VIII. Conservació de les factures o documents substitutius
IX. Llibres registres de l'IVA
X. Normativa aplicable
XI. Annex I
A partir de l'entrada en vigor del Reial decret 1496/2003 i posteriorment, el Reial decret 87/2005, les obligacions de facturació estan regulades per un nou Reglament.
En el present quadern, passarem a fer un breu repàs als aspectes més importants, amb especial incidència en aquells que amb més probabilitat afecten l'operatòria del comerciant minorista.
El Reglament estableix l'obligació general que incumbeix a tot empresari o professional d'expedir i entregar factura per totes i cadascuna de les operacions que realitze en el desenvolupament de la seua activitat econòmica, fins i tot per aquelles que no es troben subjectes a l'Impost o les que, estant subjectes, queden exemptes.
Aquesta obligació és igualment exigible en relació amb els pagaments anteriors a la realització de les operacions (pagaments anticipats), excepte en el cas que corresponguen a lliuraments de béns amb destinació a un altre Estat membre (lliuraments intracomunitaris) ja que en elles el cobrament anticipat no suposa la meritació de l'Impost.
Haurà d'expedir-se factura i còpia d'aquesta, en tot cas, en les següents operacions:
Excepte quan el destinatari actue com a empresari o professional o en els supòsits en els quals expressament siga obligatori emetre factura i en els quals ho demane el destinatari, no existirà obligació d'expedir factura, en les operacions realitzades per empresaris o professionals en el desenvolupament d'activitats a les quals siga aplicable:
En l'Annex I d'aquest Quadern es contenen els supòsits en els quals és obligatòria l'expedició de factura, les excepcions a aquesta obligació i les operacions que poden documentar-se en tiquets.
Quant a la possibilitat d'emetre tiquet, com a document substitutiu de la factura, el nou Reglament manté en essència els mateixos supòsits que s'establien en la regulació anterior, tenint en compte que, en cap cas, podrà substituir-se la factura pel tiquet quan. Aquesta siga obligatòria.
L'obligació d'expedir factura podrà ser complida mitjançant l'expedició de tiquet i còpia d'aquest en les operacions que es descriuen a continuació, quan el seu import no excedisca de 3.000 euros, IVA inclòs:
No obstant això el que es disposa en l'apartat anterior, l'obligació d'expedir factura no podrà ser complida mitjançant l'expedició de tiquet:
Tindrà la condició de tiquet qualsevol document que s'expedisca en els supòsits esmentats i complisca els requisits exigits per a això que posteriorment es descriuran. Serà considerat com a document substitutiu d'una factura, però en cap cas aquests documents tindran la consideració de factura a l'efecte de considerar-lo com a document justificatiu del dret a la deducció en l'IVA.
Les dades que ha de contindre tota factura són els següents:
1. Dades d'identificació de la factura
Les factures han de numerar-se correlativament, sense perjudici de la possibilitat d'establir sèries especials de numeració sempre que existisquen raons que ho justifiquen. A tÃtol d'exemple de supòsits en els quals cap l'establiment de sèries especÃfiques, el Reglament cita l'existència de diversos establiments des dels quals s'efectuen operacions o la realització d'operacions de diferent naturalesa.
D'altra banda, existeixen una sèrie de supòsits en els quals l'establiment de sèries especials de numeració és obligatòria:
D'altra banda:
2. Dades d'identificació de les parts
Han de fer-se constar en les factures el nom i cognoms, raó o denominació social completa i domicili, tant de l'obligat a expedir factura com del destinatari de les operacions. No ha de fer-se constar el domicili del destinatari si aquest és persona fÃsica (consumidor final).
La consignació de les dades d'identificació del destinatari no serà obligatòria quan aquest no siga empresari i la contraprestació de les operacions siga inferior a 100 euros, IVA no inclòs. Aquest lÃmit es podrà excepcionar en els casos que autoritze el Departament de Gestió Tributà ria de l'AEAT en relació amb sectors empresarials o empreses determinades, amb la finalitat d'evitar pertorbacions en el desenvolupament de les activitats empresarials.
Aixà mateix, s'ha d'incloure el número d'identificació fiscal amb el qual ha realitzat l'operació l'obligat a expedir la factura.
En relació amb el número d'identificació fiscal del destinatari, haurà de consignar-se en els següents casos:
3. Dades d'identificació de les operacions i del seu règim de tributació
En les factures han d'incloure's:
Si en una única factura es documenten diverses operacions, la base imposable corresponent a cadascuna d'elles haurà de reflectir-se de manera separada en els següents casos:
D'altra banda, en el Reglament es van incorporar al contingut de les factures dues novetats d'especial rellevà ncia respecte a la regulació anterior:
En qualsevol cas, una vegada obtinguda l'autorització, aquestes factures hauran de contindre, en tot cas, els següents esments:
Finalment, el Reglament reitera que únicament té la consideració de factura completa aquella que continga totes les dades i complisca tots els requisits abans indicats, per la qual cosa la falta o incompliment d'algun d'això impossibilitarà l'exercici del dret a la deducció de la quota que s'haguera repercutit mitjançant la factura.
Tots els tiquets i les seues còpies hauran de contindre les següents dades:
Aquests documents substitutius no són aptes per a suportar l'exercici del dret a deducció perquè, d'acord amb la Llei de l'Impost, es requereix factura completa per a procedir a l'exercici d'aquest dret.
1. Remissió de factures o documents substitutius
Obligació
Els originals de les factures o documents substitutius hauran de ser remesos pels obligats a la seua expedició o en el seu nom, als destinataris de les operacions que en ells es documenten, a excepció de les emeses en els supòsits en què existeix inversió del subjecte passiu.
Terminis
Les factures han d'expedir-se en el moment de realitzar-se l'operació, si bé quan el destinatari de l'operació siga un empresari podran expedir-se en el termini d'un mes des del citat moment.
En el cas de les factures recapitulatives el termini d'un mes es computa des de l'últim dia del mes natural en el qual s'hagen efectuat les operacions que es documenten en elles.
No obstant això, aquest termini d'un mes té un lÃmit, ja que l'emissió ha de realitzar-se en tot cas abans del dia 16 del mes següent al perÃode de liquidació (trimestral o mensual) de l'impost en el curs del qual s'hagen realitzat les operacions.
Formes
L'obligació de remissió de les factures o documents substitutius podrà ser complida per qualsevol mitjà i, en particular, per mitjans electrònics, sempre que en aquest cas el destinatari haja donat el seu consentiment de manera expressa i els mitjans electrònics utilitzats en la transmissió garantisquen l'autenticitat de l'origen i la integritat del seu contingut.
Remissió electrònica
S'entendrà per remissió per mitjans electrònics la transmissió o posada a la disposició del destinatari per mitjà d'equips electrònics de tractament, inclosa la compressió numèrica, i emmagatzematge de dades, utilitzant el telèfon, la rà dio, els mitjans òptics o altres mitjans magnètics
La garantia de l'autenticitat de l'origen i de la integritat del contingut de les factures o documents substitutius que s'hagen remés per mitjans electrònics s'acreditarà per alguna de les següents formes:
En el cas de lots que incloguen diverses factures remeses simultà niament per mitjans electrònics al mateix destinatari, els detalls comuns a les diferents factures podran esmentar-se una sola vegada, sempre que es tinga accés per a cada factura a la totalitat de la informació.
Les factures poden expedir-se en qualsevol idioma. No obstant això, l'Administració Tributà ria podrà exigir una traducció al castellà o a una altra llengua oficial a Espanya, tant de les factures expedides com de les rebudes, quan ho considere necessari a l'efecte de qualsevol actuació de comprovació o investigació que puga dur a terme.
Es manté la possibilitat d'incloure en una sola factura totes les operacions realitzades per a un mateix destinatari en el termini mà xim d'un mes natural.
4. Duplicats de les factures o dels tiquets
Únicament pot expedir-se un original de cada factura o tiquet. L'emissió d'un duplicat només es preveu en els següents casos:
En cadascun dels exemplars duplicats haurà de fer-se constar l'expressió 'duplicat'.
5. Factures o tiquets rectificatius
A través del Reial decret 87/2005, s'ha flexibilitzat la regulació de la factura rectificativa, intentant donar solució als problemes que presentava Reial decret 1496/2003 pel qual es va aprovar el nou Reglament de facturació, que establia uns requisits massa estrictes que ocasionaven problemes operatius i obligaven a la modificació de sistemes informà tics.
Es preveuen tres supòsits en els quals ha d'emetre's factura o tiquet rectificatiu:
L'expedició de la factura o tiquet rectificatiu ha d'efectuar-se tan prompte es tinga coneixement de les circumstà ncies que obliguen a la seua rectificació, sempre que no hagueren transcorregut quatre anys des de la meritació de l'Impost o es van produir les circumstà ncies que van motivar la modificació de la base imposable.
Sempre han d'establir-se sèries especials de numeració per a les factures rectificatives.
Quant al contingut de les factures rectificatives, han d'incloure's tots els esments requerits amb carà cter general per a les factures i a més, han de fer-se constar els següents esments:
Aixà mateix, les factures rectificatives han de contindre, en tot cas, les dades relatives a la descripció i base imposable de les operacions, tipus impositius i quota tributà ria que resulten de la rectificació que, en el seu cas, s'haja efectuat.
En el cas de concessió de descomptes o bonificacions per volum d'operacions i en els quals ho autoritze el Departament de Gestió Tributà ria de l'AEAT, no és necessà ria l'esment a les dades identificatives de les factures que es rectifiquen. En aquests supòsits basta l'esment del perÃode a què es refereixen.
No podran emetre's notes d'abonament, en els descomptes concedits amb posterioritat a la realització de les operacions, a clients que no siguen empresaris o professionals ni hagueren exigit l'expedició inicialment d'una factura completa.
Les novetats introduïdes pel Reial decret 87/2005 en la regulació de les factures i tiquets rectificatius poden resumir-se aixÃ:
El Reglament desenvolupa la possibilitat, continguda en la Llei de l'IVA, que l'expedició de la factura es realitze pel destinatari de l'operació o per un tercer que actuen en nom i per compte del subjecte passiu. Lògicament, aquesta possibilitat no altera de cap manera la responsabilitat que, per les seues obligacions tributà ries, té el subjecte passiu que delega l'expedició de factures en un tercer.
En el cas que siga el destinatari de l'operació l'autoritzat a l'expedició de les factures, han de complir-se determinats requisits:
L'expedició de les factures per un tercer diferent del destinatari de les operacions no se subjecta a cap requisit especÃfic excepte el d'establiment de sèries especÃfiques.
Sense perjudici del que s'estableix en altres disposicions, els documents acreditatius del dret a deducció i les factures o documents substitutius expedits –todos ells amb el seu contingut original- han de conservar-se en els terminis establits en la Llei General Tributà ria, és a dir 4 anys.
Encara que s'obliga al fet que siguen guardats de manera ordenada, no és necessari seguir un ordre cronològic.
Aquesta obligació de conservació podrà complir-se materialment per un tercer, que actuarà en tot cas en nom i per compte de l'obligat. Serà aquest últim, en tot cas, el responsable del compliment de les obligacions en aquesta matèria.
Quant a la forma de conservació, el Reglament atorga llibertat de forma sempre que es garantisca l'accés als documents per part de l'Administració Tributà ria sense demora, excepte causa justificada. En particular, es contempla la possibilitat de conservació per mitjans electrònics de les factures rebudes i expedides, els justificants comptables i les còpies de les altres factures expedides.
Aquesta obligació pot ser complida per un tercer, que actuarà en nom i per compte del subjecte passiu. Si el tercer té la seua residència fora de la Comunitat Europea haurà de complir regles especials. Tot això, garantint la possibilitat d'accés en lÃnia als documents per l'Administració Tributà ria.
Les regles bà siques de la conservació en forma electrònica contingudes en el Reglament són:
Els documents conservats per mitjans electrònics hauran de ser gestionats i conservats per mitjans que garantisquen un accés en lÃnia a les dades, aixà com la seua cà rrega remota i utilització per part de l'Administració Tributà ria davant qualsevol sol·licitud d'aquesta i sense demora injustificada. S'entén per accés complet aquell que permeta la seua visualització, cerca selectiva, còpia o descà rrega en lÃnia i impressió.
La conservació de les factures o tiquets podrà realitzar-se en qualsevol lloc que s'estime oportú a condició que es pose a la disposició de l'Administració Tributà ria a requeriment de la mateixa tota la documentació o informació sense demora injustificada.
Juntament amb la nova regulació de les obligacions en matèria de facturació continguda en el Reglament, s'han inclòs en el Reial decret algunes modificacions en relació amb les obligacions comptables dels subjectes passius. Entre elles, destaquen:
OBLIGACIÓ D'EMISSIÓ DE FACTURES I DOCUMENTS SUBSTITUTIUS
Operacions amb factura completa en tot cas |
Operacions en les quals la factura pot ser substituïda pel tiquet |
Operacions exceptuades d'emissió de factura (excepte supòsits de la columna 1) |
Quan el destinatari és un empresari Quan el destinatari l'exigisca Lliuraments intracomunitaris Exportacions de béns, excepte les realitzades en botigues lliures d'imposats Lliuraments de béns objecte d'instal·lació o muntatge Quan el destinatari siga una persona jurÃdica que no actue com a empresari Quan el destinatari siga l'Administració Pública (Estat, Comunitats Autònomes, Administració Local i Entitats de Dret Públic amb personalitat jurÃdica pròpia) |
Vendes al detall Vendes o serveis en ambulà ncia Vendes o serveis a domicili del consumidor Transports de persones i els seus equipatges Serveis d'hostaleria i restauració Subministrament de begudes i menjars per a consumir en l'acte Serveis prestats per sales de ball i discoteques Serveis telefònics prestats mitjançant la utilització de cabines telefòniques d'ús públic, aixà com mitjançant de targetes de prepagament Serveis de perruqueria i els prestats per instituts de bellesa Utilització d'instal·lacions esportives Revelat de fotografies i serveis prestats per estudis fotogrà fics Aparcament i estacionament de pel·lÃcules Lloguer de pel·lÃcules Serveis de tintoreria i bugaderia Utilització d'autopistes de peatge Les autoritzades pel Departament de Gestió Tributà ria de l'AEAT en relació amb sectors empresarials o empreses determinades, amb la finalitat d'evitar pertorbacions en el desenvolupament de les seues activitats |
Operacions exemptes, excepte bà sicament serveis en l'à mbit sanitari, lliuraments d'immobles, lliuraments de materials de recuperació i lliuraments de béns dels quals l'IVA suportat en la seua adquisició no haguera sigut deduïble en quantia alguna Realitzades per empresaris en del desenvolupament d'activitats subjectes al règim especial del recà rrec d'equivalència Realitzades per empresaris en del desenvolupament d'activitats subjectes al règim simplificat, llevat que les quotes reportades es determinen en funció del volum d'ingressos Les autoritzades pel Departament de Gestió Tributà ria de l'AEAT en relació amb sectors empresarials o empreses determinades, amb la finalitat d'evitar pertorbacions en el desenvolupament de les seues activitats |
Factures i tiquets (81